SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM)

MUTU :

  1. Mutu didefinisikan “kemampuan untuk memenuhi persyaratan-persyartan. Kebutuhan atau harapan yang ditetapkan secara langsung/eksplisit atau tidak langsung/implisit, oleh organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk (pelanggan) berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk.

Karekteristik produk :

  • Fungsional yaitu terkait dengan kegunaan.
  • Temporal yaitu seperti tepat waktu, ketersediaan, akurat dll.
  • Phisikal yaitu seperti mekanik, elektrik, kimia, fisika dll.
  • Sensory yaitu berkaitan dengan panca indra.
  • Behavorial yaitu berkaitan dengan sifat seperti sopan santun, disiplin, kejujuran dll.
  • Ergonomic yaitu berkaitan dengan keselamatan, kenyamanan dan kesehatan.
  1. Memenuhi persyaratan pelanggan

Setiap organisasi baik bersifat profit maupun non profit, memiliki kriteria produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggannya. Untuk dapat memenuhi persyaratan tersebut organisasi harus mengembangkan metode untuk mengukur kinerja dan mengkoreksi terhadap penyimpangan terhadap standar yang telah ditetapkan.

  1. Sesuai dengan kegunaan

Pengertian ini dikembangkan oleh Dr, Joseph Juran yang berfokus pada orientasi pasar dan pelanggan.

  1. Memuaskan pelanggan dengan biaya yang kompetitif.

Kemampuan produsen untuk memuaskan pelanggannya pada atas dasar tingkat laba tertentu, dan membidik atas dasar segmen pasar tertentu.

  1. Keseluruhan gabungan karakteristik produk baik barang dan jasa

Dengan strategi pemasaran, rekayasa, pembuatan dan pemeliharan (after sales  service) yang diterapkan guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

Definisi mutu tersebut di atas merupakan jabaran/identifikasi awal dari  organisasi baik profit maupun non profit untuk memberikan pelayaan terbaiknya kepada pelanggannya. Oleh sebab itu organisasi harus mampu melakukan identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggannya sehingga produk yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh pelanggannya.

 

BAGAIMANA PRODUK ORGANISASI BER “MUTU” ?

¨      Organisasi harus memiliki sistem yang mampu mengukur mutu.

¨      Apakah yang disebut sistem, sistem adalah suatu proses/aktivitas yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengukuran dan peninjauan serta tindak lanjut untuk meningkatkan yang telah dicapainya.

SISTEM MANAJEMEN :

Adalah adanya ARAH (Kebijakan) dan TUJUANNYA (Sasaran) pada organisasi agar sistem mampu berjalan dengan baik.

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sistem yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu ( segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran (target) pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya.

MANFAAT PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM)

Pendekatan SMM memberikan manfaat yang sangat besar bagi setiap organisasi yang menerapkannya. Manfaat tersebut terlihat dengan :

  1. Adanya konsistensi pelaksanaan/aktifitas di organisasi dan mampu telusur.

Apabila SMM dilaksanakan dengan benar manfaat yang dirasakan adalah :

  1. Memberikan pendekatan praktik  yang terbaik (Best Practice) yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu.
  2. Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk (barang dan jasa).
  3. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur serta meningkatakan hubungan antar fungsi unit kerja/departemen pada organisasi yang mempengaruhi mutu.
  1. Adanya aspek pengendalian dan pencegahan

Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang jelek sampai di tangan pelanggan.

Oleh karena itu sistem tersebut perlu :

  1. Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu.
  2. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi  proses bisnis pada aktifitas proses menghasilkan produk (product operation).
  3. Menerapkan sistem dokumentasi yang effektif melalui mekanisme dengan sistem audit internal dan tinjauan manajemen secara berkelanjutan.
  1. Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi.

Manfaat penerapan SMM dari perpektif  tersebut adalah :

  1. Sebagai sarana pemasaran yang effekfif.
  2. Dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pendekatan secara sistematik dan terorganisir pada pemastian mutu.
  3. Dapat meningkatkan citra dan daya saing organisasi/perusahaan.
  4. Dapat meningkatkan produktifitas dan mutu produk dengan memenuhi persyaratan pelanggan melalui kerjasama dan atau komunikasi yang lebih baik, pengendalian proses bisnis yang lebih sistematis, penurunan produk yang gagal, pencegahan pemborosan karena adanya pengendalian proses/aktifitas yang tidak effektif dan effisien.
  5. Dapat memberikan proses pembelajaran kepada staf atau seluruh personel dengan metode pelatihan yang sistematis melalui prosedur dan istruksi yang lebih baik.
  6. Dapat menjadi pemicu motivasi pimpinan puncak untuk menilai kinerja organisasinya karena adanya sasaran mutu yang secara berkelanjutan dipantau dan diukur serta dibandingkan dengan kinerja pesaingnya.
  1. Adanya pemastian mutu :

Organisasi/perusahan memiliki sistem pemastian mutu yang terstruktur dan sistematis  yang dapat digunakan untuk :

  1. Alat bantu untuk mengukur produktifitas dan kinerja SDM
  2. Biaya yang effektif dan effisien karena adanya konsistensi dan keandalan pelaksanaannya.
  3. Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap waktu.
  4. Sistem Manajemen  dengan kinerja optimal karena adanya sistem PDCA (Plan, Do, Check dan Action) yang mengendalikan mutu produk secara sistematis.
  5. Setiap personel memiliki tanggung jawab ,wewenang dan kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi/perusahaan.

Manfaat ini akan terlihat dengan data dan informasi yang terrekam dan  selalu terpantau serta diinformasikan kepada seluruh personel terhadap perkembangan kinerja organisasi baik yang telah  mencapai sasaran mutu maupun yang belum .

Sehingga data dan informasi merupakan alat yang sangat penting dalam penerapan SMM baik untuk kepentingan internal  (audit internal) maupun  eksternal (audit oleh pelanggan maupun surveyland oleh lembaga sertifikasi)

   

MENGAPA ISO 9000 : 2000 DIPERLUKAN?

ISO 9000 adalah nomor acuan pada seri standar Internasional yang menjabarkan kriteria tentang sistem manajemen mutu. Pada standar tersebut terdapat persyaratan yang mendasar bagi organisasi apapun yang berminat untuk menerapkan standar ini. Standar ini merupakan seri ISO yang menjadi Best Seller dan diadopsi secara luas oleh organisasi dan perusahaan di seluruh dunia.

Keberhasilan seri ISO 9000 di sebabkan pada sistem yang diterapkan dilandasi oleh suatu sistem yang konsisten, sistem pengedalian dan pencegahan serta upaya peningkatan secara berkelanjutan.