Dokumentasi SMM ISO 9001:2008
I. PENDAHULUAN
Standar sistem mutu, yaitu ISO 9001:2008 telah diluncurkan dan dikenal dengan ISO 9001:2000 “Quality Management Systems ” (QMS) atau Sistem Manajeman Mutu (SMM). Sistem Manajemen Mutu merupakan versi terbaru dari seri ISO 9000:2008 yang diluncurkan pada tahun 2008 merupakan revisi dari versi sebelumnya yaitu ISO 9000:1994.
Dalam SMM dokumen dan rekaman merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaptkan sertifikasi ISO 9001:2008. Pengendalian dokumen sekarang ini telah dan masih menjadi unsur kunci di dalam standar Sistem Manajemen Mutu (SMM). Tanpa pengendalian dari prosedur dan rekaman yang handal, suatu integritas SMM institusi/perusahaan akan gagal dalam bisnisnya .Dokumen dan rekaman adalah sistem yang harus dipatuhi dan akan diaudit.
II. DOKUMEN SMM ISO 9001:2008
2.1 Persyaratan Dokumen
Sesuai dengan pasal 4.2 dalam ISO 9001:2008, persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (4.2.1)
Dokumentasi sistem manajemen mutu harus meliputi :
- pernyataan terdokumentasi dari kebijakan dan sasaran mutu
- manual mutu
- prosedur terdokumentasi dan catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional, dan
- dokumen, catatan yang ditetapkan organisasi yang penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian yang efektif dari proses-proses.
Catatan 1: Bila istilah “prosedur terdokumentasi” tampak dalam Standar Internasional ini, maka berarti bahwa prosedur ditetapkan, didokumentasikan, dijalankan dan dipelihara. Suatu dokumen tunggal dapat mengidentifikasikan persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Suatu pernyataan untuk satu prosedur yang terdokumentasi dapat mencakup 1 atau lebih dokumen.
Catatan 2: Cakupan pendokumentasian sistem manajemen mutu (SMM) dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain karena :
- ukuran organisasi dan jenis kegiatannya.
- Kerumitan proses dan interaksinya, dan
- Kompetensi karyawannya.
Catatan 3: Dokumentasi dapat berupa media apapun
Untuk pengendalian dokumen (4.2.3) disebutkan bahwa : dokumen yang diminta oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman/Catatan adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan yang diberikan dalam 4.2.4.
Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan.
- Untuk menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.
- Untuk meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen.
- Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang ditunjukkan
- Untuk memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian.
- Untuk memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali
- Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.
- Untuk mencegah pemakaian tak disengaja dari dokumen kadaluarsa dan membubuhkan identifikasi agar mampu telusur bila disimpan untuk tujuan apapun.
Sesuai dengan pasal 4.2.4 tentang Pengendalian rekaman. Rekaman harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman.
2.2 Jenis Dokumen SMM ISO 9001:2008
Dalam rangka memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, Sekolah sebagai suatu institusi membutuhkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan ,sebagaimana yang dipaparkan berikut ini :
Dokumen yang dipersyaratkan;
Kebijakan Mutu dan Sasaran mutu
Dokumen tingkat I : Pedoman Mutu
Dokumen tingkat II : Prosedur Mutu
Dokumen tingkat III : Instruksi Kerja
Dokumen tingkat IV : Dokumen pendukung rekaman
Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan dokumen tingkat I, yang dapat menyatu atau terpisah dari dokumen Pedoman Mutu.